Recruiting: Ablauf, Beteiligte und Schwachstellen

Recruiting bezeichnet alle Aktivitäten, mit denen ein Unternehmen offene Stellen besetzt – von der Bedarfsanalyse über Ausschreibung und Auswahl bis zur Vertragsunterzeichnung. Anders als die Personalbeschaffung im engeren Sinn schließt der Begriff die aktive Ansprache geeigneter Personen ausdrücklich ein.

Wie ein Recruiting-Prozess aufgebaut ist

Bedarfsanalyse und Anforderungsprofil.

Am Anfang steht die Frage, welche Aufgaben tatsächlich zu erledigen sind und welche Anforderungen daraus folgen. Diese Phase entscheidet über alles Weitere – ein Profil, das aus einer alten Stellenanzeige kopiert wurde, produziert Bewerbungen, die an der Realität vorbeigehen.

Ausschreibung und Ansprache.

Stellenanzeige, Karriereseite, Jobbörsen, Empfehlungsprogramme, gegebenenfalls Direktansprache über berufliche Netzwerke. Wer aktiv sucht, spricht Personen an, die sich nicht beworben hätten – das erweitert den Kreis, erhöht aber den Aufwand deutlich.

Vorauswahl.

Sichtung der Unterlagen, häufig unterstützt durch ein Bewerbermanagementsystem. Hier fallen die meisten Bewerbungen heraus, oft nach wenigen Sekunden Lesezeit.

Auswahlverfahren.

Interviews, je nach Position ergänzt durch Arbeitsproben, Tests oder ein Assessment Center. Beteiligt sind in der Regel die Personalabteilung und die Führungskraft der Fachabteilung, bei größeren Unternehmen zusätzlich der Betriebsrat.

Entscheidung, Angebot, Onboarding.

Der Prozess endet nicht mit der Unterschrift: Zwischen Zusage und erstem Arbeitstag liegen häufig Wochen, in denen Kandidatinnen und Kandidaten wieder abspringen.

An welchen Stellen Prozesse Bewerbungen verlieren

Drei Schwachstellen tauchen fast überall auf.

Zeit.

Je länger zwischen Bewerbung und Rückmeldung liegt, desto mehr geeignete Personen sind bereits woanders im Verfahren. Ein Prozess, der über Wochen keine Rückmeldung gibt, sortiert vor allem die aus, die Alternativen haben – also die stärksten Bewerbungen.

Das unstrukturierte Interview.

Es ist das mit Abstand verbreitetste Auswahlinstrument und zugleich eines der schwächsten: Freie Gespräche ohne festen Fragenkatalog und ohne einheitliche Bewertung sagen den späteren Berufserfolg deutlich schlechter vorher als strukturierte Interviews, Arbeitsproben oder kognitive Leistungstests. Der Grund ist nicht mangelnde Menschenkenntnis, sondern fehlende Vergleichbarkeit – ohne gleiche Fragen und Bewertungsmaßstäbe vergleicht man Eindrücke statt Eignung.

Anforderungen, die niemand braucht.

Jahre an Berufserfahrung, die willkürlich gesetzt sind, oder ein verlangter Abschluss, der für die Aufgabe irrelevant ist, verkleinern den Bewerberkreis, ohne die Qualität zu erhöhen.

Wer die Trefferquote verbessern will, setzt deshalb nicht bei der Reichweite an, sondern beim Verfahren. Welche Instrumente wie gut vorhersagen und wie sich ein Auswahlprozess anforderungsbezogen aufbauen lässt, ist Gegenstand der Eignungsdiagnostik für Unternehmen.

Aus der Beratungspraxis: Wenn Unternehmen über zu wenige Bewerbungen klagen, liegt die Ursache selten in der Anzeige. Häufiger ist der Prozess dahinter zu langsam – wer erst nach drei Wochen antwortet, verliert nicht Bewerbungen, sondern die besten davon.