Bürokraft / Assistenz mit Gutachtenerstellung (w/m/d)

Telefon und Kundenkontakt

• Sie nehmen Anrufe und E-Mails von Interessent:innen, Eltern und Klient:innen entgegen, beantworten Fragen zu unseren Beratungen und leiten Anliegen an die richtige Stelle weiter.
• Sie bearbeiten Terminanfragen und begleiten Interessent:innen freundlich und verbindlich bis zum gebuchten Termin.
• Sie sind Ansprechperson vor und nach der Beratung – für Unterlagen, Rückfragen und den Versand der Gutachten.

Büroorganisation

• Sie koordinieren Beratungs- und Testtermine und behalten Kalender, Räume und Online-Termine im Blick.
• Sie bereiten Beratungstage organisatorisch vor: Unterlagen, Zugänge zu Online-Verfahren, Erinnerungen an die Klient:innen.
• Sie übernehmen Korrespondenz, Internetrecherche, Ablage und Dokumentation – mit konsequenter Beachtung des Datenschutzes, denn wir arbeiten mit sensiblen persönlichen Daten.
• Sie unterstützen bei Rechnungsstellung und allgemeinen Verwaltungsaufgaben und bringen eigene Ideen für effizientere Abläufe ein.

Gutachtenerstellung

• Sie erstellen unsere Gutachten auf Basis der Testauswertungen und der Vorgaben der Beratenden – von der Übernahme der Ergebnisse über Profile und Grafiken bis zum fertigen Dokument.
• Sie achten auf Vollständigkeit, einheitliche Struktur, korrekte Werte und fehlerfreie Sprache und halten unsere verbindlichen Qualitätsstandards ein.
• Sie setzen KI-Werkzeuge gezielt ein, um Texte vorzubereiten und zu prüfen, und sorgen dafür, dass jedes Gutachten fachlich stimmig und persönlich bleibt.
• Sie übernehmen die Endkontrolle und den fristgerechten Versand.

Das bringen Sie mit

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement) oder vergleichbare Erfahrung in Office-Management oder Assistenz
• Sicherer Umgang mit MS Office sowie Kalendern und Online-Tools
• Freude am Schreiben, sehr gute Deutschkenntnisse und ein Auge für Details
• Gute Kenntnisse im Umgang mit KI: Sie arbeiten routiniert mit KI-Assistenten, formulieren präzise Anweisungen, prüfen die Ergebnisse kritisch und behalten den Datenschutz im Blick.
• Organisationstalent und eine strukturierte, selbstständige Arbeitsweise – auch im Homeoffice und wenn mehrere Dinge gleichzeitig anstehen
• Eine freundliche, offene und zuverlässige Persönlichkeit: Sie sind am Telefon gerne der erste Eindruck des Instituts, gehen serviceorientiert auf Menschen zu, bleiben auch bei vollem Kalender gelassen, und auf Ihre Zusagen ist Verlass.
• Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Von Vorteil: Erfahrung in einer Beratungs-, Praxis- oder Bildungseinrichtung

Rahmenbedingungen

• Variable Arbeitszeit zwischen 25 und 35 Stunden pro Woche
• 50 bis 70 % der Arbeitszeit im Homeoffice möglich
• Gründliche Einarbeitung in Abläufe und Gutachtenstandards