Offboarding: Der Austritt, den man nicht vermasseln sollte

Offboarding bezeichnet den strukturierten Prozess beim Ausscheiden von Mitarbeitenden – von der Kündigung bis über den letzten Arbeitstag hinaus. Es ist das Gegenstück zum Onboarding und umfasst Wissenstransfer, Formalitäten, Rückgaben, Zeugnis und Abschied.

Was dazugehört

Direkt nach der Kündigung.

Schriftliche Bestätigung des Eingangs, Prüfung von Kündigungsfrist und Beendigungsdatum, Klärung von Resturlaub und Überstunden, Entscheidung über eine mögliche Freistellung, Information der betroffenen Bereiche.

Wissenstransfer.

Der Teil mit dem größten Wert und der geringsten Aufmerksamkeit. Dazu gehören eine schriftliche Übergabe der laufenden Vorgänge, dokumentierte Zugänge und Ansprechpartner, eine Übergabephase mit Überlappung, wo möglich, und die Übergabe von Kundenkontakten mit persönlicher Vorstellung der Nachfolge.

Formalitäten und Technik.

Rückgabe von Arbeitsmitteln, Schlüsseln und Ausweisen; Entzug von Zugängen und Berechtigungen – aus Datenschutzgründen zum Austrittsdatum, nicht Wochen später; Meldungen an Sozialversicherung und gegebenenfalls betriebliche Altersversorgung; Abrechnung des letzten Entgelts.

Zeugnis.

Es besteht ein Anspruch auf ein Arbeitszeugnis, auf Wunsch qualifiziert, also mit Bewertung von Leistung und Verhalten. Ein Zwischenzeugnis kann bereits mit der Kündigung verlangt werden. Streitigkeiten über Formulierungen sind häufig und im Detail von der Rechtsprechung geprägt – ob eine Wendung im Einzelfall unzulässig ist, gehört in anwaltliche Beratung und nicht in eine Faustregel.

Austrittsgespräch.

Es funktioniert nur, wenn erkennbar keine Konsequenzen daran hängen und die Auswertung anonymisiert erfolgt. Ein Gespräch mit der direkten Führungskraft, über die man sich möglicherweise beschwert, liefert erwartungsgemäß wenig.

Warum der letzte Eindruck teuer oder wertvoll ist

Was auf dem Spiel steht.

Ausscheidende schreiben Bewertungen auf Arbeitgeberportalen, und diese werden von Bewerbenden gelesen. Sie sprechen mit Menschen in derselben Branche. Sie empfehlen – oder eben nicht. Und ein Teil von ihnen kommt zurück: Wiedereinstellungen ehemaliger Mitarbeitender sind schneller, günstiger und risikoärmer als jede Neubesetzung, aber nur, wenn der Abschied das zulässt. Wer die letzten vier Wochen als erledigt behandelt, entwertet damit rückwirkend Jahre guter Zusammenarbeit.

Was der Prozess intern leistet.

Systematisch ausgewertete Austritte sind die belastbarste Informationsquelle über die eigenen Schwachstellen – vorausgesetzt, sie werden nicht einzeln abgeheftet, sondern über Zeit verglichen. Wiederkehrende Muster in den Gründen sagen mehr als jede Kennzahl, siehe Fluktuation.

Für die ausscheidende Seite gilt dasselbe umgekehrt: Ein sauber übergebener Bereich, ein korrekt geführtes letztes Gespräch und ein belastbares Zeugnis sind Kapital für die nächsten Jahre – Referenzen werden häufiger eingeholt, als Wechselnde annehmen. Was der nächste Schritt sein soll und wie sich der Wechsel erzählen lässt, ist Gegenstand einer Karriereberatung.

Aus der Beratungspraxis: Der Umgang mit Kündigenden wird vom verbleibenden Team sehr genau beobachtet – er beantwortet die Frage, was die eigene Arbeit hier wert ist. Ein schäbiger Abschied kostet deshalb selten nur die eine Person.