Anforderungsprofil erstellen: woran Sie Eignung messen, bevor Sie Bewerbungen lesen
Die meisten Fehlbesetzungen beginnen nicht im Vorstellungsgespräch, sondern davor: Niemand hat festgelegt, was die Position wirklich verlangt. Das Anforderungsprofil schließt diese Lücke.
Das Wichtigste in Kürze
- Ein Anforderungsprofil beschreibt die Person, nicht die Stelle. Es legt fest, welche Fähigkeiten, Eigenschaften und Motive jemand braucht, um die Aufgaben der Position erfolgreich zu erfüllen.
- Es entsteht aus einer Anforderungsanalyse. Gemeint ist die systematische Klärung, welche Situationen die Position prägen und welches Verhalten dort Erfolg von Misserfolg trennt.
- Fünf bis acht Anforderungen reichen. Jede wird als beobachtbares Verhalten beschrieben, gewichtet und einem Verfahren zugeordnet, das sie prüft.
- Die DIN 33430 verlangt es. Ohne Anforderungsbezug ist eine Eignungsbeurteilung fachlich nicht haltbar und im Streitfall schwer zu begründen.
- Bei uns ist die Anforderungsanalyse kostenlos. Berechnet wird erst die Diagnostik, ab 250 € netto je Verfahren.
Was ein Anforderungsprofil ist
Ein Anforderungsprofil ist die Antwort auf eine einfache Frage: Woran würden wir in zwei Jahren erkennen, dass wir die richtige Person eingestellt haben?
Alle Eckdaten
| Begriff | Anforderungsprofil: Soll-Profil der Person für eine bestimmte Position |
|---|---|
| Grundlage | Anforderungsanalyse mit Fachbereich und HR |
| Umfang | fünf bis acht Anforderungen, je mit Verhaltensbeschreibung und Gewicht |
| Verwendung | Stellenanzeige, Interviewleitfaden, Auswahl der Testverfahren, Gutachten |
| Norm | DIN 33430 verlangt den Anforderungsbezug jeder Eignungsbeurteilung |
| Kosten | bei uns kostenlos, berechnet wird erst die Diagnostik |
| Format | ein Gespräch mit Fachbereich und HR, online oder vor Ort |
Das Profil übersetzt Aufgaben in Anforderungen an die Person. Aus „führt ein Team von zwölf Außendienstmitarbeitern“ wird „trifft Entscheidungen auch gegen Widerstand und hält sie durch“. Erst diese zweite Formulierung lässt sich im Interview erfragen und mit einem Testverfahren prüfen.
Stellenbeschreibung
Beschreibt die Stelle: Aufgaben, Befugnisse, Einordnung in die Organisation. Sie gilt unabhängig davon, wer die Stelle besetzt.
Anforderungsprofil
Beschreibt die Person: was jemand können, wollen und mitbringen muss, um diese Aufgaben zu erfüllen. Es ist der Maßstab der Auswahl.
Stellenanzeige
Wirbt um Bewerbungen. Sie nennt einen Ausschnitt aus beidem und ist als Werbetext geschrieben, nicht als Messlatte.
Soll-Profil
Das Anforderungsprofil in Zahlen: der Korridor, in dem ein Testergebnis liegen sollte. Damit vergleichen wir das Ist-Profil der Kandidat:innen.
Warum das Anforderungsprofil über die Auswahl entscheidet
Ein Auswahlverfahren kann nur so gut sein wie der Maßstab, an dem es misst.
- Ohne Profil entscheidet Sympathie. Wer nicht weiß, wonach er sucht, bevorzugt, wer ihm ähnlich ist.
- Ohne Profil sind Kandidat:innen nicht vergleichbar. Jede Interviewerin gewichtet anders, und am Ende wird über Eindrücke verhandelt statt über Kriterien.
- Ohne Profil fehlt die Begründung. Eine Absage muss sich auf Anforderungen der Position stützen. Das verlangt die DIN 33430, und es schützt bei Beschwerden nach dem AGG.
- Ohne Profil misst der Test das Falsche. Welches Verfahren sinnvoll ist, ergibt sich erst aus den Anforderungen.
Was eine Fehlentscheidung kostet, rechnet die Seite Kosten einer Fehlbesetzung vor.
Methoden der Anforderungsanalyse
Die Anforderungsanalyse ist der Weg zum Profil. In der Praxis werden drei Zugänge kombiniert.
| Methode | Vorgehen | Stärke | Grenze |
|---|---|---|---|
| Erfahrungsgeleitet | Gespräch mit Vorgesetzten, Stelleninhabern und HR über Aufgaben und Erfolgsfaktoren | schnell, nah an der Position | bildet auch Vorlieben der Befragten ab |
| Critical Incident Technique | Sammlung konkreter Situationen, in denen sich gute von schwachen Stelleninhabern unterschieden haben | liefert beobachtbares Verhalten statt Schlagworte | braucht Personen, die die Position gut kennen |
| Aufgabenanalyse | Auswertung von Stellenbeschreibung, Zielvereinbarungen und Arbeitsabläufen | vollständig und dokumentiert | sagt wenig über die nötigen Eigenschaften |
| Strategischer Blick | Ableitung aus dem, was sich an der Position in den nächsten Jahren ändert | verhindert die Suche nach einer Kopie des Vorgängers | bleibt ohne Verhaltensbeispiele abstrakt |
Besonders ergiebig ist die Critical Incident Technique. Sie fragt nicht „Was muss die Person können?“, sondern „Erzählen Sie von einer Situation, in der Ihr bester Mitarbeiter auf dieser Position anders gehandelt hat als ein durchschnittlicher.“ Aus den Antworten entstehen Anforderungen, die sich beobachten lassen.
Vorlage: Aufbau eines Anforderungsprofils
Jede Anforderung bekommt vier Angaben. Mehr braucht die Vorlage nicht.
| Baustein | Inhalt | Beispiel |
|---|---|---|
| Anforderung | ein Merkmal, klar benannt | Durchsetzungsfähigkeit |
| Verhaltensanker | woran man das Merkmal im Alltag erkennt | vertritt eine Preiserhöhung gegenüber einem Großkunden und hält sie |
| Gewicht | Muss, Soll oder Kann | Muss |
| Verfahren | womit die Anforderung geprüft wird | BIP, dazu zwei Fragen im strukturierten Interview |
Aufgaben und Ziele klären
Was soll die Person in den ersten zwölf und in den ersten 24 Monaten erreicht haben? Woran wird das gemessen?
Kritische Situationen sammeln
Drei bis fünf Situationen, die auf dieser Position häufig vorkommen und in denen sich Erfolg entscheidet.
Anforderungen ableiten
Aus jeder Situation das Verhalten benennen, das zum Erfolg führt, und zu fünf bis acht Anforderungen verdichten.
Gewichten
Muss-Anforderungen sind nicht verhandelbar. Soll-Anforderungen können durch Stärken an anderer Stelle ausgeglichen werden.
Verfahren zuordnen
Für jede Anforderung festlegen, ob Interview, Testverfahren oder Arbeitsprobe sie prüft. Daraus entsteht der Interviewleitfaden.
Der häufigste Fehler
Zwölf Anforderungen, alle „sehr wichtig“. Ein Profil, das niemand erfüllt, trennt nicht zwischen Kandidat:innen. Wer alles verlangt, entscheidet am Ende doch nach Gefühl.
Beispiel: Anforderungsprofil für eine Vertriebsleitung
Ein fiktives Beispiel aus dem Maschinenbau: zwölf Mitarbeitende im Außendienst, lange Verkaufszyklen, wenige Großkunden.
| Anforderung | Verhaltensanker | Geprüft mit |
|---|---|---|
| Führungsmotivation | übernimmt Verantwortung für Ergebnisse anderer, führt Kritikgespräche zeitnah | BIP, Interview |
| Durchsetzungsfähigkeit | hält Preise und Entscheidungen auch gegen Widerstand | BIP, Interview |
| Sensitivität | erkennt, was Kunden und Mitarbeitende nicht aussprechen | BIP, NEO-PI-R |
| Analytisches Denken | liest Zahlen des Vertriebsgebiets und leitet Prioritäten ab | IST 2000 R |
| Belastbarkeit | bleibt bei Quartalsdruck sachlich | BIP, NEO-PI-R |
| Gewissenhaftigkeit | pflegt Forecast und Wiedervorlagen verlässlich | BIP, LMI |
Wie aus einem solchen Profil ein Auswahlverfahren wird, zeigen die Seiten Führungskräfteauswahl und Personalauswahl im Vertrieb.
So läuft die Anforderungsanalyse bei uns ab
Ein Gespräch, ein Dokument, keine Rechnung.
Erstgespräch
Sie schildern Position, Anlass und Zeitplan. Wir klären, wer auf Ihrer Seite die Position am besten kennt.
Anforderungsanalyse
In einem Gespräch gehen wir mit Fachbereich und HR die kritischen Situationen der Position durch. Online oder vor Ort.
Soll-Profil
Sie erhalten das Anforderungsprofil schriftlich: Anforderungen, Verhaltensanker, Gewichtung und die Verfahren, die wir dafür vorschlagen.
Angebot
Erst jetzt steht fest, welche Diagnostik sinnvoll ist. Das Angebot nennt Verfahren und Preis je Person. Alle Konditionen: Preise der Eignungsdiagnostik.
Sie besetzen gerade eine Position? Die Anforderungsanalyse ist kostenlos.
Anforderungsanalyse anfragenVorlage zum Download: Anforderungsprofil als Word und PDF
Die Vorlage folgt dem Aufbau oben: Position, Ziele, kritische Situationen und je Anforderung Verhaltensanker, Gewicht und Prüfverfahren.
Anforderungsprofil – Vorlage für die Personalauswahl. Word zum Bearbeiten, PDF mit zwei Seiten. Kostenlos und ohne Anmeldung.
Word-Vorlage herunterladenPDF herunterladen| Begriff | Was er beschreibt | Wer ihn nutzt |
|---|---|---|
| Anforderungsprofil | welche Kompetenzen und Merkmale die Position verlangt | Personalauswahl und Diagnostik |
| Stellenbeschreibung oder Stellenprofil | Aufgaben, Befugnisse, Einordnung und Ziele der Stelle | Organisation und Personalverwaltung |
| Eignungsprofil | welche Merkmale eine konkrete Person mitbringt | Ergebnis der Diagnostik, wird mit dem Anforderungsprofil verglichen |
Zwei Kurzbeispiele. Ein Anforderungsprofil für einen Teamleiter gewichtet Führungsmotivation, Sensitivität und Durchsetzung als Muss. Für einen Projektleiter ohne Personalverantwortung stehen Gewissenhaftigkeit, Strukturierung und Überzeugungskraft vorn, Führungsmotivation ist hier nur ein Soll.
Häufige Fragen zum Anforderungsprofil
Ein Anforderungsprofil beschreibt, welche Fähigkeiten, Eigenschaften und Motive eine Person braucht, um die Aufgaben einer bestimmten Position erfolgreich zu erfüllen. Es ist der Maßstab, an dem Bewerber:innen in der Personalauswahl gemessen werden.
In fünf Schritten: Aufgaben und Ziele der Position klären, kritische Situationen sammeln, daraus fünf bis acht Anforderungen ableiten, sie nach Muss, Soll und Kann gewichten und jeder Anforderung ein Prüfverfahren zuordnen.
Die Stellenbeschreibung beschreibt die Stelle mit Aufgaben, Befugnissen und Einordnung. Das Anforderungsprofil beschreibt die Person, die diese Stelle ausfüllen soll. Die Stellenausschreibung ist der Werbetext, der aus beidem einen Ausschnitt nennt.
Die Anforderungsanalyse ist das Vorgehen, mit dem das Anforderungsprofil entsteht. Sie klärt systematisch, welche Situationen eine Position prägen und welches Verhalten dort erfolgreich ist. Gebräuchliche Methoden sind das Expertengespräch, die Critical Incident Technique und die Aufgabenanalyse.
Fünf bis acht. Mehr lassen sich in einem Auswahlverfahren nicht zuverlässig prüfen, und ein Profil mit zwölf gleich wichtigen Anforderungen trennt nicht mehr zwischen Kandidat:innen.
Ja, als kostenlose Word-Vorlage und als PDF weiter oben auf dieser Seite. Sie enthält Position, Ziele, kritische Situationen und eine Tabelle mit Anforderung, Verhaltensanker, Gewicht und Prüfverfahren.
Der Aufbau ist derselbe, der Inhalt nicht. Bei Führungspositionen rücken Führungsmotivation, Durchsetzung, Sensitivität und Belastbarkeit in den Vordergrund, während Fachwissen meist vorausgesetzt wird. Mehr dazu auf der Seite Führungskräfteauswahl.
Bei uns nichts. Erstgespräch, Anforderungsanalyse und Angebot sind kostenlos. Berechnet wird erst die Diagnostik, ab 250 € netto je Verfahren und Person.
Ein Stellenprofil beschreibt Bezeichnung, Einordnung, Ziele, Aufgaben und Befugnisse der Stelle. Daraus leiten Sie im zweiten Schritt das Anforderungsprofil ab: Welche Merkmale braucht eine Person, um diese Aufgaben gut zu erfüllen?
Fünf Bausteine sind üblich: Bezeichnung und Einordnung der Stelle, Ziele, Aufgaben, Befugnisse und Verantwortung sowie die Schnittstellen zu anderen Stellen. Die Anforderungen an die Person stehen im Anforderungsprofil.
Das Anforderungsprofil beschreibt, was die Position verlangt. Das Eignungsprofil beschreibt, was eine Person mitbringt. Die Personalauswahl vergleicht beide.
Autor und Quellen
Fachliche Grundlagen
- DIN 33430: Anforderungen an berufsbezogene Eignungsdiagnostik.
- Flanagan, J. C. (1954): The critical incident technique. Psychological Bulletin, 51(4), 327–358.
- Schuler, H. (2014): Psychologische Personalauswahl, Hogrefe.
- Hossiep, R. & Paschen, M.: Bochumer Inventar zur berufsbezogenen Persönlichkeitsbeschreibung (BIP), Hogrefe.
Weiterführende Themen
Alle Angaben ohne Gewähr. Stand: Oktober 2026. Die Angaben auf dieser Seite geben den fachlichen Stand wieder und ersetzen keine Rechtsberatung im Einzelfall.
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