Jedes Jahr hat der neue Abiturjahrgang mit den alten Problemen zu kämpfen. Das Größte von ihnen ist die Abi-Kasse. Möglichkeiten und Ideen gibt es genug. Doch werden meistens die Kosten und Fristen von den Organisation-Teams unterschätzt. Ehe man sich versieht steht das Frühjahr vor der Türe und weder hat die Redaktion für die Abi-Zeitung begonnen, noch wurde eine passende Location für den Abi-Ball.

Nur zusammen ist man stark!

Das allerwichtigste ist die Organisation. Ihr solltet gleich zu Beginn der Oberstufe Komitees von motivierten und engagierten Schülern zusammenstellen, um alle Aufgaben zu bewältigen. Zur Motivation sollte sich jeder Schüler der Stufe überlegen, dass es auch sein Schulabschluss ist den er mit schönen Erinnerung schmückt, zudem ist die Organisation eine Möglichkeit, bereits vor dem Abitur ein wenig in die Geschäftswelt schnuppern zu können. Nur zusammen ist man stark! Also solltet ihr zusammenhalten und an einem Strang ziehen, denn diese Tage des Schulabschlusses werden ewig in Erinnerung bleiben.

Fragen über Fragen

Unterschätzt weder die Finanzierung, noch die redaktionelle Arbeit für das Abi-Buch/Zeitung oder das Design des T-Shirts. Denn durch Abi-Partys wie SchoolsOuts, bleibt weniger Gewinn für die Abi-Kasse, als man anfangs glaubt. Bedenkt außerdem, dass die Redaktion etlichen Leuten hinterher laufen muss, um eure Zeitung zu fühlen. Es ist also am sinnigsten einen Zeit- und Finanzplan aufzustellen, um auf alle Aufgaben gut vorbereitet zu sein. Hier ist eine Auflistung an Fragen, die ihr euch für die Planung stellen solltet:

  • Wann und wie wollen wir beginnen? (Zeitplan)
  • Welche Komitees brauchen wir?
  • Wer wird Jahrgangsstufensprecher?
  • Wann, wie und wo planen wir Jahrgangsstufenversammlungen?
  • Wie wird die Finanzierung organisiert? (Finanzplan)
  • Wer wird Kassenwart?

Beantwortet ihr diese Fragen zielführend, seid ihr eurem unvergesslichen Abschluss schon einen großen Schritt näher. Im Internet gibt es eine Vielzahl von Ratgebern, rund um dieses Thema.

Der Abi-Ball

Abi-Ball, ja dieser Abi-Ball. Groß und pompös soll er werden. Mit massig Essen und Getränken, mit ausgefallener Dekoration, in einer exklusiven Location und einer lauten Party am Schluss. Ist ja schließlich „unser“ Abi-Ball. Die Realität trifft die Abiturienten früher oder später, wenn es um die Kosten geht. Allein das Buchen der Location verschlingt mehrere tausend Euro und umso später ein Jahrgang reserviert, desto mehr steigen die Kosten. Die besten Locations sind sehr schnell weg, wodurch dann aus Kostengründen außerhalb der Stadt gefeiert werden muss. Es addieren sich weitere Kosten für Caterer, PA-Anlage, Dekoration, Fotograf, Print, Reinigung und vieles mehr. All diese Punkte führen dazu, dass die Stufe weit im Voraus viel Geld sammeln muss, um ihre Vorstellungen und Wünsche verwirklichen zu können. Dass bei diesen Summen auch Anzahlungen nicht unüblich sind, übt weiteren Druck auf die Organisation-Teams aus. Wie meistert man denn nun diese Probleme?

Die Planung und Organisation

Euer Komitee für den Abi-Ball sollte in etwa drei bis fünf Mitglieder haben. Nicht weniger, da die Organisation des Balls und der dazugehörigen Party eine große Aufgabe ist, aber auch nicht viel mehr, weil es so zu mehr Diskussionen und Abspracheproblemen kommen kann. Dabei solltet ihr beachten, dass ihr demokratisch einen Vorsitzenden wählt, der ebenfalls Ansprechpartner nach außen ist. Des Weiteren braucht ihr einen Schatzmeister der im engen Kontakt mit dem Kassenwart der Stufe steht, um finanzielles abklären zu können.

Womit befasst sich das Abi-Ball Komitee?

Zur Bewältigung der Planung und Organisation sollte sich das Komitee mit den folgenden Punkten auseinander setzen:

  • Budget/Finanzierung (Ein Jahrgangstufenbankkonto ist wichtig! Die Fragen drehen sich hier um: Sponsoren, Kartenverkauf, Preise, etc.)
  • Programm
  • Veranstaltungsdatum (Denkt an berufstätige Familienmitgleider und Lehrer)
  • Kleiderordnung
  • Dekoration
  • Location
  • Ausstattung (Wichtige Punkte dabei sind zum Beispiel: Bar, Bühne, Garderobe, Tische, Stühle, Musikanlage, Mikrofon, Lichtanlage, Beamer, Endgeräte wie Laptops)
  • Externe Dienstleister (Die Fragen drehen sich hier um: Caterer oder Lieferant für Essen und Getränke, DJ oder Band, Licht- und Tontechnik, Security, Fotografen, Servicepersonal, etc.)
  • Gästeanzahl (In der Regel kommen auf einen Schüler, drei Gäste. bei 100 Schülern müsst ihr als in etwa mit 400 Leuten plus Lehrer, etc. rechnen. Setzt ein Maximum an Gästen pro Stufenmitglied fest, um Diskussionen zu vermeiden.)
  • Sitzordnung
  • Print- und Werbemittel (Die Fragen drehen sich hier um: Eintrittskarten, Programmhefte, Speise- und Getränkekarten, Einladungen, Einlass-Stempel oder -Bänder, etc.)
  • Rechtliches: (Wichtige Punkte dabei sind zum Beispiel: Steuern, Versicherungen, GEMA, Schankerlaubnis, Genehmigungen zum Beispiel vom Ordnungsamt, etc.)

Holt euch Hilfe!

Scheut euch nicht Hilfe zu Rate zu ziehen. Gerade beim Abschluss von Verträgen kann es von Vorteil sein, ein in Planung und Organisation erfahrenes Elternteil aus der Stufe um Hilfe zu bitte. So schützt ihr euch davor, dass Veranstalter euch über den Tisch ziehen. Denn ist ein Vertrag einmal unterschrieben, werden Nachverhandlungen oftmals schwierig. Auch ältere Jahrgänge können euch helfen. Fragt die Abiturstufen von den vorigen Jahren nach Tipps und Erfahrungen.

Ihr seid nur Vertreter.

Vergesst bei euren Planungen nie, dass ihr die gesamte Stufe und die dazugehörigen Interessen vertretet. Fragt also bei euren Jahrgangsstufenversammlungen nach und stellt euch darauf ein, dass eure Stufe Dinge fordert, die ihr anders seht. Eure Aufgabe ist es dann, persönliche Interessen hinten anzustellen und die Wünsche der Mehrheit umzusetzen.

Die Abi-Zeitung

Die Abi-Zeitung oder auch Abi-Buch, ist euer Andenken an die gemeinsame Zeit in der Oberstufe. Hier werden verschiedenste Artikel, Beiträge und Interviews zu euch und eurer Zeit gesammelt. Auch nach Jahrzehnten ist es immer noch schön in alten Erinnerungen zu schwelgen und sich an die vergangene Zeit zu erinnern. Aber für die Reise in die Vergangenheit gehört auch hier wieder eine großer Berg an Organisation und Planung dazu.

Aufgaben, Aufwand, Auflage und Auftrag

Worauf ihr bei der Arbeit an einer Abi-Zeitung achten solltet.

Womit befasst sich das Abi-Zeitung Komitee?

  • Festlegung von Inhalt und Umfang
  • Redaktion
  • Auflage
  • Druckauftrag
  • Terminierung
  • Finanzierung, Preisgestaltung und Verkauf

Der Aufwand für die Abi-Zeitung ist dem des Abi-Balls ähnlich. Ihr solltet also mindestens ein halbes Jahr vor eurem Abschluss mit dem Projekt beginnen. Auch hier gilt wieder ein Komitee aus motivierten Mitschülern zu finden und einen Vorsitzenden zu wählen. Hier sei erwähnt, dass es der Erfahrung nach anfangs viele Freiwillige gibt. Da aber im Laufe der Arbeit die Bereitschaft sinkt und der harte Kern stark schrumpft, ist es nicht nötig von Beginn an das Komitee zu verkleinern.

Ihr solltet regelmäßige Treffen einrichten, um auf unerwartete Vorkommnisse reagieren zu können. Lest alle Texte gegen, denn wie in jeden Fach, hat jeder seine Stärken und Schwächen. Schlechter Ausdruck und Rechtschreibfehler sind da oft vorprogrammiert.

Die Auflage könnt ihr mithilfe von Umfragen eurer Jahrgangsstufe ermitteln. Beachtet beim Ermitteln der Auflage, dass nicht jeder Schüler eurer Schule ein Exemplar kaufen wird. Da die Abi-Zeitung eine wichtige Einnahmequelle für die Stufenkasse ist, solltet ihr versuchen so viele Zeitungen wie möglichst anzupreisen und entsprechend zu verkaufen. Auf einer gewissen Anzahl sitzen zu bleiben, bedeutet weniger Gewinn; wählt also keine zu hohe Auflage.

Beim Druckauftrag sollte Vorsicht geboten sein, da es eine Vielzahl an unterschiedlichsten Angeboten gibt. Ihr solltet also, bevor ihr euch an einen Druckauftrag macht, mit genauen Vorstellungen die in Frage kommenden Druckereien und ihr Angebote vergleichen. Vermeidet es am falschen Ende zu sparen, denn bei sinkenden Preisen sinkt oft auch die Qualität.

Abi-Shirt

Gestalterisches Highlight ist selbstverständlich auch der Abi-Shirt. Aber hier verstecken sich ein paar Schwierigkeiten.

Die Gestaltung

Modegeschmack geht stark auseinander. Umso wichtiger ist es, dass ihr euch eng an eurem Abi-Motto haltet. So generiert ihr ein größeres Gemeinschaftsgefühl. Das Design sollte selbstverständlich, beispielsweise bei Jahrgangstuferversammlungen, diskutiert und bei mehreren Entwürfen gevotet werden.

Bei der Gestaltung habt ihr mehrere Möglichkeit. Es gibt inzwischen ein großes Angebot an Anbietern, die sich auf Schuldruckerei spezialisiert hat. Einer der Bekanntesten ist www.schuldruckerei.com. Neben einer Vielzahl an Gestaltungsmöglichkeiten und Motive, die euch vorgeschlagen werden, könnt ihr zusätzlich auf die Erfahrung des Anbeters vertrauen.

Die Zweite Möglichkeit ist es, die Gestaltung selbst in die Hand zu nehmen. Wie bei der Abi-Zeitung solltet ihr hier, allerdings penibel auf Urheberrechte achten. Es wäre schade, wenn eure Stufe Probleme bekommt, weil ihr bei der Gestaltung Copyright-Rechte verletzt habt.

Auflage und Verkauf

Auch hier sind Parallelen zur Abi-Zeitung zu ziehen. Macht euch Gedanken über die Anzahl an Shirts, die ihr braucht. Wollen Mädchen vielleicht engere Shirts als die Jungs? Wollt ihr nur Shirts oder auch Pullis? Wird es nur eine Farbe geben? Welches Motiv können wir mit welcher Druckart zu welchem Preis drucken lassen? Diese wenigen Fragen können schon zu viel Diskussionsbedarf führen. Um Streitigkeiten zu vermeiden und die entsprechenden Kosten zu kalkulieren, solltet ihr diese Fragen früh genug ansprechen.

 

Um euer Abitur zu schmücken und unvergesslich werden zu lassen, kommen viele Aufgaben auf eure Jahrgangstufe zu. Wir wünschen euch viel Erfolg und Spaß dabei!

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Über den Autor Jan Bohlken

Jan Bohlken (Gründer & Inhaber des Profiling Institut) ist Studien- und Berufsberater, Karrierecoach und Personalberater. Im Blog des Profiling Instituts setzt er sich regelmäßig mit den verschiedensten Themen aus dem Umfeld Schule, Studium, Karriere und Bildung auseinander.

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