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Meetings sind ein fester Bestandteil von vielen beruflichen Abläufen und somit des beruflichen Alltages. Dabei können sie produktiv und hilfreich sein, aber auch unproduktiv sein und als Zeitfresser angesehen werden. Wie kann man Meetings besser gestalten? Wie können sie produktiv und effektiv sein? Worauf sollte man achten?
Meetings dann, wenn sie notwendig sind
Meetings sind bei vielen Menschen fest in den beruflichen Alltag integriert. Oftmals kann es einem so vorkommen als wenn diese in einer großen Zahl fest in die Woche eingeplant sind, jedoch nicht immer alle gebraucht werden zu diesem Zeitpunkt. Deshalb ist es beim Thema Meetings besser gestalten zuerst wichtig zu beachten, dass diese nur stattfinden sollten, wenn sie tatsächlich notwendig sind. Es sollten also auch fest gesetzte Meetingzeitpunkte daraufhin überprüft werden, ob sie wirklich schon wieder nötig sind oder ob es zu diesem Zeitpunkt noch keinen Bedarf gibt. Soll beispielsweise nur eine bloße Information an alle weitergegeben werden, kann dies auch durch eine Mail erfolgen. Ein Meeting ist dann zunächst nicht notwendig. Ergeben sich dann jedoch im Verlauf gehäuft Fragen, kann ein Meeting zur Klärung im weiteren Verlauf sinnvoll sein.
Nicht notwendige Meetings führen dazu, dass die Arbeitszeit der Mitarbeitenden unnötig unterbrochen wird, es zu wenigen bis keinen Ergebnissen kommt und die Mitarbeitenden im Folgenden frustriert sind und die Motivation sinken kann.
Positive Effekte
Dennoch sind Meetings wichtig und sollten keinesfalls gänzlich aus dem Alltag im Beruf verbannt werden. Wer Meetings besser gestalten kann, kann viele positive Folgen aus diesen ziehen. So können sich die Mitarbeitenden und auch die Vorgesetzten direkt untereinander austauschen. Ein langwieriger und schleppender Austausch per E-Mail oder Telefon ist so nicht notwendig.
Außerdem kommen in Meetings die unterschiedlichen Standpunkte und Sichtweisen der Teilnehmenden direkt zur Sprache. Dadurch kann das Thema direkt von allen Seiten beleuchtet und vielschichtig betrachtet werden.
Auch die aus dem Meeting entstehenden Entscheidungen und Beschlüsse kommen direkt und unmittelbar bei den Betroffenen an. Außerdem können sie verstehen, wie sie entstanden sind, da sie an deren Entwicklung beteiligt waren.
Planung und Agenda
Um Meetings besser gestalten zu können, müssen diese gut geplant sein. Hierzu gehört zum einen zu entscheiden, wie das Meeting stattfinden soll. Es kann ganz klassische persönlich in einem Besprechungsraum o.ä. stattfinden, es kann online als Videokonferenz stattfinden, es kann auch unkonventionell draußen im Freien stattfinden, um Abwechslung rein zu bringen. Ebenfalls eher unkonventionelle Ideen zur Durchführung des Meetings sind es, das Meeting stehend durchzuführen oder aber laufend. Einige Personen finden es leichter, sich so zu konzentrieren und es fällt schwerer während des Meetings den Fokus zu verlieren und abzuschalten.
Ebenfalls zur Planung gehört es, die Personen einzuladen, die teilnehmen sollen. Hierbei ist es wichtig zu überlegen, welche Personen tatsächlich anwesend sein müssen. Es sollten nur diejenigen eingeladen werden, die etwas zu dem Thema beitragen können bzw. für die dieses Thema relevant ist. Nicht jedes Meeting muss mit dem gesamten Team stattfinden, wenn es nicht das gesamte Team betrifft.
Besonders wichtig ist auch das rechtzeitige Anfertigen einer Agenda. Es sollte überlegt werden, was besprochen werden soll und in welcher Reihenfolge die Themen zur Sprache kommen. Eine gute und klar strukturierte Agenda strukturiert nicht nur das Meeting selbst, sondern ermöglicht auch eine gute Vorbereitung aller Beteiligten auf das Meeting. Um Meetings besser gestalten zu können, sollte die Agenda den Teilnehmenden daher auch rechtzeitig zur Verfügung gestellt werden. Ein Meeting verläuft in der Regel besser, wenn alle Teilnehmenden bereits vorbereitet erscheinen und so etwas zu den besprochenen Punkten beitragen können.
Beginn
Gleich zu Beginn des Meetings, gibt es einen Punkt zu beachten, um Meetings besser gestalten zu können. So ist es wichtig, das Meeting pünktlich zu beginnen. Der Beginn sollte alle Teilnehmenden im Vorhinein rechtzeitig mitgeteilt worden sein, weshalb davon ausgegangen werden kann, dass auch alle pünktlich eintreffen. Wird mit dem Beginn des Meetings gewartet, bis alle Teilnehmenden anwesend sind, verzögert sich der gesamte Ablauf des Meetings und dieses kann voraussichtlich auch nicht pünktlich beendet werden. Außerdem kann das dazu einladen, auch in Zukunft immer etwas später zu kommen, da so oder so davon ausgegangen wird, dass alle später eintreffen und der Beginn sich somit ohnehin verschiebt.
Deshalb sollten Meetings pünktlich begonnen werden, auch wenn noch nicht alle anwesend sind. Zu spät kommende werden sich so in Zukunft mehr bemühen, pünktlich zu sein und der Zeitplan gerät nicht in Verzug.
Regeln
Während des Meetings sollten einige Regeln eingehalten werden. Zuerst sollten alle Personen zu Wort kommen und auch ausreden dürfen. Wer dran ist, darf deshalb seinen Standpunkt vortragen, ohne von anderen unterbrochen zu werden. Die anderen Anwesenden sollten aufmerksam zuhören. Eine unmittelbare Bewertung sollte vermieden werden, vor allem während der Standpunkt noch vorgetragen wird. Ansonsten kann es zu Einschüchterungen kommen und Beiträge könnten aus Sorge vor negativen Kommentaren zurückgehalten werden.
Ebenfalls wichtig festzulegen ist es, dass sonstige äußere Störfaktoren während des Meetings ausgeschlossen werden. Das bedeutet, dass technische Geräte auf Stumm geschaltet werden sollten, keine Telefonate oder ähnliches entgegengenommen werden sollten und auch keine E-Mails gecheckt.
Moderation
Auch eine Moderation ist wichtig, um Meetings besser gestalten zu können. Die Rolle des Moderierenden kann dabei von Meeting zu Meeting wechseln oder festgesetzt sein. Wichtig ist, dass die Moderation auf die wesentlichen Punkte achtet. So ist sie für den pünktlichen Beginn, das pünktliche Ende und die Einhaltung der Regeln zuständig. Sie ist auch dafür zuständig, die Agenda zu verfolgen und strukturiert abzuarbeiten. Eine für alle sichtbare Visualisierung der Agenda kann hierbei helfen.
Dabei dürfen auch Diskussionen aufkommen und zugelassen werden. Diese müssen jedoch zielführend sein und sollten nicht zu sehr vom eigentlichen Thema abschweifen. Auch hierauf muss die Moderation achten.
Die Moderation muss auch die Wortbeiträge anleiten. Besonders ruhige Personen können und sollten direkt angesprochen werden, Personen mit einem hohen Anteil an Wortbeiträgen ggf. etwas gebremst werden.
Um alle Teilnehmenden anzusprechen und nicht während des Meetings die Aufmerksamkeit zu verlieren, sollten lange Monologe seitens der Moderation oder auch seitens der Teilnehmenden vermieden werden. Eine PowerPoint Präsentation eignet sich aus diesem Grund auch eher weniger für ein Meeting. Zur Auflockerung können und sollten immer wieder Fragen in die Gruppe gegeben werden oder es kann eine kleine persönliche Geschichte o.ä. erzählt werden.
Protokoll und Ergebnissicherung
Wenn es darum geht, Meetings besser gestalten zu können, ist das Protokollieren des Treffens ebenfalls ein wichtiges Thema. Das Protokoll sollte dabei alle wesentlichen Punkte des Meetings beinhalten. Teilnehmende sollten sich durch das Protokoll schnell und leicht wieder daran erinnern können, was besprochen wurde. Aber auch Personen, die nicht teilgenommen haben, sollten hierdurch verstehen können, was besprochen wurde.
Gleiches gilt für die Ergebnissicherung. Auch diese muss klar im Protokoll aufgenommen werden und allen zugänglich gemacht werden. Es muss deutlich sein, welche Ergebnisse es gab, welche Abmachungen getroffen wurden und bis wann diese Dinge umgesetzt werden sein sollen.
Feedback
Zum Ende des Meetings oder auch im Nachgang eines solchen kann es hilfreich sein, sich Feedback von den Teilnehmenden einzuholen. Was lief gut und wo ist noch Verbesserungsbedarf? Hierdurch kann das Thema Meetings besser gestalten kontinuierlich weiterverfolgt werden. Außerdem gibt es so bereits konkrete Anhaltspunkte zu Dingen, die verbessert werden können.
Fazit
Um Meetings besser gestalten zu können, gibt es also viele Möglichkeiten. Die hier aufgeführten Dinge sind lediglich als Gedankenanstöße zu verstehen und keinesfalls abschließend oder allgemeingültig. Um Meetings besser gestalten zu können, sollten diese auch tatsächlich notwendig sein. Außerdem sollten nur die Personen eingeladen werden, für die das Thema relevant ist. Das Meeting kann ganz klassisch im Konferenzraum stattfinden, aber auch online, draußen, im Stehen oder laufend. Die Agenda sollte frühzeitig festgelegt und zur Verfügung gestellt werden, um eine Vorbereitung zu ermöglichen. Es sollte pünktlich begonnen werden. Gesprächs- und allgemeine Regeln sollten eingehalten werden. Der Moderation kommen wichtige Aufgaben während des Meetings zu, die den Erfolg maßgeblich mitbestimmen. Das Meeting und die Ergebnisse sollten protokolliert werden. Eine Feedbackrunde nach dem Meeting kann helfen, dieses in der Zukunft weiter zu optimieren.
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