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Feedback ist ein wichtiger Bestandteil der Weiterentwicklung und auch Qualitätssicherung in Unternehmen und auch anderen Lebensbereichen. Richtig Feedback geben kann dabei allerdings eine Herausforderung sein. Worauf sollte geachtet werden? Wie kann man richtig Feedback geben?

Die Funktionen von Feedback

Bevor es darum geht zu beleuchtet, wie man richtig Feedback geben kann, soll es darum gehen, warum man Feedback geben sollte und welche Funktionen dieses erfüllen kann. Im beruflichen Kontext stellt richtig gegebenes Feedback einen wichtigen Pfeiler der Qualitätssicherung und auch Motivation der Mitarbeiter/innen dar.

Auf Unternehmensseite kann durch Feedback festgestellt werden, auf welchem Leistungsniveau sich bewegt wird. Auch die Kompetenzen, die für verschiedene Prozesse benötigt werden, können so analysiert werden. Weitergehend können seitens des Unternehmens strategisch gewählte Maßnahmen überprüft werden und Verhaltensweisen der Mitarbeiter/innen, die unter Umständen nicht erwünscht sind, geändert werden. Somit können durch Feedbackgespräche also unter anderem Schwachstellen angesprochen und verbessert werden.

Beide Seiten profitieren weitergehend auch davon, dass Ziele gemeinsam vereinbart werden können, zusammen mit den dazugehörigen Anforderungen für die Zukunft. Feedback hilft demnach dabei, Erwartungen und Ansprüche an die Mitarbeiter/innen heranzutragen und diese gemeinsam zu besprechen. Auch Konflikte oder Missverständnisse können auf diesem Weg geklärt und beseitigt werden.

Seitens der Mitarbeiter/innen kann die Motivation durch konstruktives Feedback steigen, da hiermit Erfolge gewürdigt werden können. Aber auch die Karriereplanung und Mitarbeiter/innenentwicklung kann in solchen Feedbackgesprächen angesprochen und geplant werden, ebenso wie die weitere Zusammenarbeit abgestimmt und besprochen werden kann.

Wer richtig Feedback geben kann, nutzt dieses also nicht nur, um unerwünschte Verhaltensweisen zu verändern oder unangenehme Gespräche bezüglich möglicher Fehltritte zu führen, sondern auch um positive Dinge anzusprechen oder künftiges zu planen und gestalten. Es werden demnach sowohl positive als auch negative Aspekte in Feedbackgesprächen angesprochen, was sie durchaus zu heiklen und schwierigeren Gesprächen machen kann. Wer nicht richtig Feedback geben kann, riskiert somit unter Umständen Widerstände und Ablehnung durch den Gegenüber.

Richtig Feedback geben

Feedback kann richtig eingesetzt also viele positive Eigenschaften haben und sowohl Mitarbeiter/innen als auch Unternehmen voranbringen. Um richtig Feedback geben zu können, gibt es einige Orientierungspunkte und Tipps, die dabei helfen können. Nachfolgend werden diese Tipps und Dinge aufgeführt und erläutert. Diese Punkte sind dabei nicht als abschließend zu betrachten, nicht vollständig und nicht allgemeingültig. Sie sollen der Orientierung dienen und dabei helfen, gutes Feedback zu geben.

Der Zeitpunkt

Möchte man richtig Feedback geben, so sollte der Zeitpunkt hierfür gut ausgewählt sein. Zum einen sollte das Feedbackgespräch nicht zu weit von dem Ereignis, auf welches sich bezogen werden soll, entfernt liegen. Hat jemand beispielsweise Fehlverhalten gezeigt, sollte das Feedbackgespräch hierzu nicht Wochen nach diesem Vorfall liegen. Gleichzeitig sollte das Feedback allerdings auch nicht unmittelbar während und sehr kurz nach der Situation erfolgen, da hier beide Seiten unter Umständen noch emotional verwickelt sind und ein konstruktives Gespräch selten möglich ist. Auch die Bereitschaft, Feedback anzunehmen, ist dann oft noch nicht gegeben.

Die Umgebung

Um richtig Feedback geben zu können, sollte das entsprechende Ereignis also nicht zu weit in der Vergangenheit liegen. Steht das Gespräch dann an, sollte darauf geachtet werden, dies in jedem Fall nur mit der betroffenen Person zu führen, ohne weitere „Mithörer/innen“. Andernfalls kann sich die andere Person angegriffen und bloßgestellt fühlen und dementsprechend das Feedback nicht annehmen. Außerdem sollte ein Zeitpunkt gewählt werden, zu dem beide Zeit und auch Ruhe haben, um sich auf das Gespräch einzulassen. Dementsprechend sollte auch der Raum ruhig und privat sein.

Konkret sein

Ist der Zeitpunkt und der Rahmen gewählt, geht es nun darum, im tatsächlichen Gespräch richtig Feedback geben zu können. Dabei sollte das Feedback stets konkret sein. Das bedeutet, dass keine vagen oder verallgemeinernden Aussagen und Floskeln genutzt werden sollten, sondern konkrete Punkte angesprochen werden. Wird ein Verhalten kritisiert, sollte dieses anhand konkreter Beispiele angesprochen werden. Das bezieht sich auch auf die Vorschläge, wie Dinge zukünftig anders oder besser laufen könnten. Je konkreter diese sind, desto leichter ist es, das Feedback umzusetzen und daraus etwas mitzunehmen.

Subjektiv, aber nicht bewertend oder verurteilend

Diese konkreten Beobachtungen oder Dinge sollten dabei nicht anklagend oder verurteilend angeführt werden. Um richtig Feedback geben zu können, kann es hilfreich sein, die Beobachtungen subjektiv aus der eigenen Perspektive heraus zu schildern und in Ich-Botschaften zu verpacken. Dabei kann beschreibend dargestellt werden, wie die Situation aus der eigenen Sicht verlaufen ist und was das persönlich für einen bedeutet hat. So kann auch der eigene Standpunkt deutlich gemacht werden, indem dargestellt wird, was diese Situation in einem ausgelöst hat und wie es sich persönlich angefühlt hat. Dabei sollte eine Bewertung der Situation vermieden werden und es sollte bei den Fakten und tatsächlichen Vorkommnissen geblieben werden.

Alternativen aufzeigen

Wurde die Situation geschildert und in Ich-Botschaften geschildert, was persönlich daran als problematisch angesehen wurde und was in einem ausgelöst wurde, können Alternativen und Vorschläge aufgezeigt werden. Auch hier sollte wieder bedacht werden, dass die eigene Vorstellung und Idee nicht die allgemeingültige und einzig richtige ist, sondern eine Möglichkeit. Je konkreter die Vorschläge, desto leichter lassen sich diese häufig annehmen und umsetzen. Inwieweit oder ob der Gegenüber diese Dinge dann annimmt und tatsächlich umsetzt, liegt jedoch bei ihm.

Auch die andere Seite anhören

Beim richtig Feedback geben geht es allerdings nicht nur darum, die eigene Sichtweise zu formulieren und Alternativen aufzuzeigen, sondern auch die Seite des Gegenüber sollte empathisch berücksichtigt werden. So sollte auch die Sichtweise der anderen Person angehört werden und es sollte versucht werden, diese zu verstehen. Wer keine Offenheit für die andere Person und deren Lage signalisiert und davon ausgeht, dass die eigene Vorstellung die einzig richtige ist, bewirkt beim Gegenüber vermutlich eher Widerstand als Einsicht und Annahme des Feedbacks.

Feedbackkultur einführen

Wie weiter oben bereits angesprochen, kann und sollte Feedback nicht nur in negativen Situationen gegeben werden, sondern auch um Erfolge oder positives hervorzuheben. Deshalb kann es hilfreich sein, eine feste Feedbackkultur im Unternehmen zu etablieren, um so regelmäßig Feedback zu geben. So wird Feedback nicht erst und ausschließlich dann gegeben, wenn etwas nicht optimal läuft, sondern ist bereits vorher ein fester Bestandteil des Unternehmens. Außerdem kann durch das positive Feedback zu „erwünschten“ Verhaltensweisen unter Umständen sogar verhindert werden, dass etwas in eine nicht erwünschte Richtung läuft.

Fazit

Richtig Feedback geben kann eine Herausforderung sein. Meistert man es allerdings, kann es ein wichtiges Instrument sein, um Motivation und Erfolg zu sichern. Als Orientierung sollte auf den richtigen Zeitpunkt und die richtige Umgebung geachtet werden. Das Feedback sollte konkret sein, beschreibend die Situation darstellen und in Ich-Botschaften vermitteln, was dies persönlich bedeutet hat. Die aufgezeigten Alternativen sollten ebenfalls konkret sein. Dabei sollte auch der Gegenüber angehört werden und empathisch auf diesen eingegangen werden. Mit einer Feedbackkultur im Unternehmen, kann Feedback ein fester Bestandteil des Unternehmens werden.

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Über den Autor Alina Biermann

Alina Biermann unterstützt das Profiling Institut im Bereich der Pressearbeit und Social Media. In dem Blog setzt sie sich regelmäßig mit verschiedenen Themen aus den Bereichen Schule, Studium, Karriere und Bildung auseinander.