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Unternehmen versuchen laufend, ihre Arbeitsprozesse übersichtlicher und effektiver zu gestalten. Eine Methode, die dabei helfen kann, ist das Kanban-Board. Was ist das? Was versteht man hierunter? Was sollte beachtet werden?
Definition
Zuerst geht es darum zu klären, was genau ein Kanban-Board überhaupt ist. Die Methode wurde dabei in den 1940er-Jahren entwickelt und war zunächst in der Automobilbranche, genauer bei Toyota, im Einsatz. Später verbreitete sich die Methode auch in die IT-Welt. Mittlerweile werden Kanban-Boards in vielen verschiedenen Bereichen und Arbeitskontexten genutzt, vor allem im Projektmanagement, aber auch im Personalwesen und anderen.
Im Kern besteht ein Kanban-Board aus mindestens 3 unterschiedlichen Spalten. Das Board selber kann dabei eine tatsächlich physische Tafel sein, wie eine Pinnwand oder ein WhiteBoard, oder aber auch digital vorliegen. Die erste Spalte eines solchen Boards ist „zu bearbeiten (to do)“, die zweite „in Bearbeitung (doing)“ und die dritte schließlich „fertig (done)“. In diese Spalten werden dann Haftnotizen oder Zettel einsortiert, die in der Regel jeweils eine Aufgabe beinhalten.
Alle Aufgaben werden zuerst in die erste Phase gepackt. Hier landen all die noch zu erledigenden Aufgaben. Wird eine dieser Aufgaben nun begonnen, wandert sie auf dem Board in die zweite Phase, in welcher sie bis zu ihrer Fertigstellung verbleibt. Ist die Aufgabe schließlich beendet und abgeschlossen, wird sie in die dritte Phase verschoben.
Häufig kann es sinnvoll sein, diese traditionellen drei Phasen, um weitere Spalten zu ergänzen. So kann die zweite Spalte, also in Bearbeitung, in einzelne Arbeitsphasen unterteilt werden, um die Transparenz des Bearbeitungsprozesses noch zu erhöhen. Welche weiteren Phasen sinnvoll sind, ist von Branche zu Branche und auch von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich und sollte daher individuell abgewogen werden.
Ein Kanban-Board bildet also den Workflow bzw. den Bearbeitungsprozess des Teams ab. Durch die Visualisierung dieses Prozesses, soll dieser verbessert werden. Es kann mit einem Blick auf das Board erkannt werden, an welcher Stelle Engpässe auftauchen oder es zu Verzögerungen kommt. Außerdem ist allen im Team Arbeitenden zu jedem Zeitpunkt klar, welche Aufgaben gerade in welcher Bearbeitungsphase stecken. Es wird deutlich, woran von wem gearbeitet wird, wo Unterstützung wichtig sein könnte und was es noch zu tun gibt.
Integration in den Arbeitsalltag
Die Integration der Methode in den Arbeitsalltag soll dabei reibungslos und ohne große Umstellung möglich sein. Es wird davon ausgegangen, dass dort gestartet werden kann, wo das Team gerade steht. Prozesse werden übernommen und im Board lediglich sichtbar gemacht, ohne sie zunächst verändern zu wollen. Bei der Einführung sollte das Team demnach zusammenkommen, ihren Arbeitsprozess gemeinsam in einzelne Spalten bzw. Phasen einteilen und diese entsprechend im Board visualisieren. Auch die Rollen im Team, die vorhandenen Hierarchien und Aufgabenverteilungen werden übernommen und integriert.
Wird mit der Methode gearbeitet, erfolgen die Anpassungen und Veränderungen schrittweise und so, wie sie gerade auf- oder anfallen. Es gibt also keine plötzlichen großen Veränderungen.
Weitergehend soll auch die Führungsverantwortung im gesamten Team steigen, da alle die kleinen und kontinuierlichen Veränderungen mittragen und deren Notwendigkeit aus dem Kanban-Board ableiten können.
Praktiken
Zum erfolgreichen Einsetzen von einem Kanban-Board, gehören auch die Kanban-Praktiken. Von diesen gibt es sechs. Die erste die Visualisierung des Workflows. Hiermit sind die Spalten und zugeordneten Aufgabenzettel gemeint, die bereits ausführlich erläutert wurden, welche den Workflow sichtbar machen.
Die zweite ist die Begrenzung, oft WIP-Begrenzung (Work In Progress-Begrenzung) genannt. Hiermit ist gemeint, dass es ein Limit an Aufgabenzetteln für jede Spalte geben soll und muss. Ist diese Grenze für eine Spalte z.B. auf 4 festgelegt und es befinden sich bereits 4 Zettel in dieser Spalte, kann kein weiterer Zettel in diese verschoben werden, bis ein anderer bearbeitet wurde und in die nächste Phase verschoben wurde. So soll verhindert werden, dass zu viele Aufgaben gleichzeitig begonnen werden. Das würde die Übersichtlichkeit erschweren und den Arbeitsprozess ggf. durch das Springen zwischen den Aufgaben verlangsamen. Durch die Begrenzung können auch Probleme und Schwachstellen im Arbeitsprozess aufgedeckt werden, wenn sich Aufgaben z.B. in oder vor einer Phase regelmäßig stauen. Wie hoch die Begrenzung in einer Phase sein sollte, ist sehr individuell und sollte daher auch so individuell entschieden werden. Sie kann und sollte dabei auch angepasst werden, bspw. wenn es personelle Engpässe gibt.
Eine weitere Praktik beinhaltet die angestrebte Verbesserung des Arbeitsprozesses. Durch die Visualisierung sollen Schwachstellen, wie bereits beschrieben, besser und schneller sichtbar werden und somit auch behoben. Der Prozess soll so langsam immer weiter optimiert werden.
Auch die klare Festlegung und Kommunikation der Regeln der Methode gehören dazu. Allen soll und muss klar sein, was womit gemeint ist, wann eine Aufgabe verschoben werden kann/soll/darf und worauf zu achten ist. Auch das Ziel der Methode sollte allen klar sein.
Feedback gehört ebenfalls zu den Praktiken. Dieses sollte am besten in festgelegten Abständen und kontinuierlich eingeholt und kommuniziert werden. So wissen alle, was die einzelnen Personen machen, auf welchem Stand sie sind und wo es zu Problemen kommt bzw. wo es Verbesserungsideen gibt.
Als letztes soll die Team-Zusammenarbeit verbessert werden. Hierdurch kann sich das Feedback verbessern, es können Änderungen besser beschlossen und umgesetzt werden und folglich der Arbeitsprozess weiter verbessert werden.
Fazit
Das Kanban-Board kann also dabei unterstützen, den Arbeitsprozess/Workflow zunächst einmal zu visualisieren. Hierdurch kann und soll dieser dann verbessert werden, da Schwachstellen deutlich werden. Das Board kann eine tatsächliche Tafel oder Pinnwand sein oder aber auch digital vorhanden sein. Hierfür gibt es mittlerweile verschiedene Programme. In jedem Fall verfügt das Kanban-Board über mindestens 3 Spalten. Die 2. Spalte kann und sollte nach Möglichkeit jedoch in einzelne Bearbeitungsschritte/-phasen aufgeteilt werden, um den Nutzen des Boards zu erhöhen. Aufgaben werden auf Zetteln den einzelnen Spalten zugeordnet und wandern somit, je nach Bearbeitungsstatus, auf dem Board weiter. Eine WIP-Begrenzung der einzelnen Spalten sollte individuell festgelegt werden. Schwachstellen im Arbeitsprozess können aufgedeckt und kontinuierlich verbessert werden. Die Integration der Methode in den Arbeitsalltag kann ohne große Umstellung erfolgen. Schwierig ist der Einsatz der Methode jedoch bei langfristigen Projekten und sehr großen Teams. Für kleinere Teams und zeitnah zu bearbeitende Aufgaben und Projekte kann die Methode jedoch sehr hilfreich sein.
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