Bildquelle: © pressmaster für stock.adobe.com
Gespräche begegnen uns im Arbeitsalltag häufig. Egal ob mit Vorgesetzten, Kolleg/innen oder Kund/innen, ein gutes und erfolgreiches Gespräch kann herausfordernd sein. Was gibt es für Tipps für Gespräche? Was kann man beachten?
Allgemeines
Bevor es um die konkreten Tipps für Gespräche geht, werden einige allgemeine Aspekte besprochen. So handelt es sich bei einem Gespräch um einen persönlichen bzw. verbalen Dialog einer oder mehrerer Parteien. Gespräche begegnen einem dabei im Arbeitsalltag in verschiedenen Situationen und Kontexten.
So gibt es häufig informelle Gespräche zwischen Kolleg/innen, bei denen es um fachliches oder auch persönliches gehen kann. Auch Gespräche mit Vorgesetzten gehören dazu, welche formeller sein können, geht es bspw. um ein Mitarbeitergespräch, oder auch informeller zwischendurch. Gespräche mit Kund/innen gehören auch in vielen Bereichen zum Arbeitsalltag. Diese können je nach Branche sehr unterschiedlich ausgerichtet sein.
Eins haben alle diese Gespräche jedoch gemeinsam. Je nachdem, wie das Gespräch geführt wird, ist es angenehmer und produktiver oder führt zu Irritationen, Missverständnissen und schlechter Laune. Wie ein Gespräch geführt wird, ist also wichtig für dessen Erfolg und dessen Produktivität. Wer produktive Gespräche führen möchte, sollte über einige grundlegende Kenntnisse und Fertigkeiten verfügen, die in jedem Gespräch von Nutzen sein können. Aber welche Tipps für Gespräche sind das?
Häufiger Aufbau
Nun soll es um die Tipps für Gespräche gehen, die in so gut wie jedem Gespräch von Nutzen sein können. Zuerst geht es um einen häufigen Aufbau von Gesprächen im Arbeitsalltag. Zwar sind längst nicht alle Gespräche so aufgebaut, aber für die, die es sind, kann das Wissen hilfreich sein. Vor allem im Arbeitskontext findet man ähnlich aufgebaute Gespräche.
Die erste Phase ist dabei in aller Regel der Einstieg. Hierbei geht es zunächst um ein Ankommen und ein lockeres Einstellen auf das Gespräch. In dieser Phase steigt man in der Regel mit leichtem Small Talk ein und spricht über eher belanglose Themen und noch nicht den Gesprächsanlass selbst. So können alle Teilnehmer/innen in der Situation ankommen und sich gedanklich auf das Gespräch und die Situation einstellen. Dabei sollte versucht werden, eine angenehme Atmosphäre zu schaffen, in der sich alle wohlfühlen können. Am Ende der Phase wird zum Thema und damit der nächsten Phase übergeleitet.
Die anschließende Phase nennt sich Informationsphase. Zunächst wird dabei das Thema des Gesprächs dargestellt und jede Person erhält die Chance, eigene Standpunkte, Anliegen und Erwartungen zu äußern. Ziel ist es, einen Überblick über die verschiedenen Standpunkte und Anliegen aller zu erlangen.
Phase drei nennt sich die Verhandlungsphase. In dieser bringen die Teilnehmer/innen Argumente für ihren Standpunkt bzw. ihre Sichtweise ein. Ziel hierbei sollte es sein, gemeinsam eine Entscheidung zu treffen bzw. sich auf einige Dinge zu einigen. Wichtig dabei sind Kompromisse, wo Standpunkte nicht übereinstimmen. Am Ende sollten alle Teilnehmenden mit den Entscheidungen einverstanden sein.
Die letzte Phase in diesem Gesprächsaufbau ist der Abschluss. Dieser sollte möglichst positiv gestaltet werden. Außerdem können weitere Ansprechbarkeiten und/oder ein weiteres Treffen vereinbart werden, um den Kontakt und Austausch aufrecht zu erhalten.
Vor dem Gespräch
Nun geht es um Tipps für Gespräche, die schon vor dem eigentlichen Gespräch ansetzen. Egal um welche Form von Gespräch im Arbeitskontext es sich handelt, eine gute Vorbereitung ist immer von Vorteil. Diese Vorbereitung sollte sowohl den inhaltlichen Aspekt des Gesprächs berücksichtigen als auch mit wem das Gespräch geführt werden wird. Welche Position haben die Teilnehmenden? Welche Standpunkte vertreten sie? Usw.
Außerdem sollte sich im Vorfeld bereits überlegt werden, welche Standpunkte, Anliegen und Ziele man verfolgen möchte. Ist das klar, kann man sich über unterstützende Argumente Gedanken machen und überlegen, wie das Ziel erreicht werden könnte.
Währenddessen
Nun werden Tipps für Gespräche vorgestellt, die das Gespräch selber betreffen. Diese können in sehr vielen verschiedenen Gesprächen sinnvoll und hilfreich sein, nicht nur im Arbeitskontext. Zum einen sollte darauf geachtet werden, dass es sich auch tatsächlich um ein Gespräch und keinen Monolog handelt. Bei einem Gespräch sollten alle Teilnehmer/innen gleichberechtigt zu Wort kommen und sich äußern können.
Das kann durch einen nächsten Tipp sichergestellt werden und das ist Fragen zu stellen. Wichtig dabei ist es, die richtigen Fragen zum richtigen Zeitpunkt zu stellen. In der Regel bieten sich offen gestellte Fragen an, die den Gegenüber einladen, sich frei zu äußern. Aber auch geschlossene Fragen können unter Umständen zielführend sein, wenn es z.B. darum geht, eine gemeinsam erarbeitete Entscheidung abzusichern. Suggestivfragen sollten vermieden werden.
Ebenfalls hilfreich und wichtig kann es sein, aktiv zuzuhören. Aktives Zuhören bedeutet, dass durch verbale oder nonverbale Signale gezeigt wird, dass man zuhört und versteht, was der Gegenüber erzählt. Das kann durch verbales, wie einem zustimmenden Laut, oder nonverbales, wie der Körpersprache z.B. durch ein Kopfnicken, signalisiert werden. Auch das Zusammenfassen des Gesagten kann helfen, dem Gegenüber das Gefühl zu geben, man hört zu und auch dabei unterstützen, Missverständnisse zu vermeiden.
Weitergehend sollte man dabei möglichst unvoreingenommen an die Sache herangehen. Standpunkte und Sichtweisen von anderen sollten angenommen werden und nicht direkt dagegen argumentiert werden. Alle Sichtweisen sind willkommen und sollten gehört und einbezogen werden, auch wenn sie nicht den eigenen entsprechen.
Besonders gut kann das gelingen, wenn alle Gesprächsteilnehmenden eigene Standpunkte und Sichtweisen in Ich-Botschaften verpacken, anstatt diese verallgemeinernd oder möglicherweise vorwurfsvoll anzubringen. Ich-Botschaften können von den anderen Teilnehmenden besser aufgenommen und respektiert werden und es wird so vermieden, in Anschuldigungen oder ähnliches zu verfallen, was wenig zielführend wäre.
Fazit
Gespräche begegnen einem im Arbeitsalltag also häufig. Oft sind sie in diesem Kontext in einen Einstieg, eine Informations-, eine Verhandlungsphase du einem Abschluss gegliedert. Die vorgestellten Tipps für Gespräche, die vor und während dem Gespräch greifen, können bei verschiedensten Gesprächen im und außerhalb des Arbeitskontexts hilfreich sein. Sie sind jedoch nicht als abschließend, vollständig oder allgemeingültig anzusehen, sondern sind nur Anregungen, um Gespräche besser gestalten zu können. So kann eine inhaltliche, persönliche und zielorientierte Vorbereitung vor allem im Arbeitskontext von Nützen sein. Während des Gesprächs sollten die Gesprächsanteile ausgewogen sein, Fragen gestellt werden, aktiv zugehört werden, unvoreingenommen Standpunkte angenommen werden und in Ich-Botschaften kommuniziert werden. Darüber hinaus gibt es viele weitere Tipps für Gespräche, die nützlich sein können.
Weitere Beiträge, die für Sie interessant sein könnten:
- Tipps für ein erfolgreiches Vorstellungsgespräch
- Meetings besser gestalten
- Informelles Lernen am Arbeitsplatz
