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Neue Mitarbeitende einarbeiten, ist von großer Bedeutung. Die in einigen Unternehmen herrschende Philosophie, die Mitarbeiter/innen „ins kalte Wasser zu werfen“ und diese sich selbst zu überlassen, ist eher kontraproduktiv. Warum ist die Einarbeitung so wichtig? Wie kann man neue Mitarbeitende einarbeiten? Was gibt es zu beachten?
Einarbeitung ist wichtig
Das Thema neue Mitarbeitende einarbeiten ist noch nicht in allen Unternehmen und Betrieben angekommen. In einigen Fällen gilt eher, die Mitarbeitenden sich selbst zu überlassen und „ins kalte Wasser zu werfen“, da man selber auch nichts anderes kennengelernt hat, es einem ja auch nicht geschadet habe und man sowieso keine Zeit für eine lange Einarbeitung habe. Das ist allerdings aus mehreren Gründen ein Fehler.
Zum einen brauchen neue Mitarbeitende so länger, um produktiv in den Beruf zu starten. Sie stellen andauernd Fragen, machen Fehler und sind unter Umständen überfordert mit der neuen Aufgabe. Außerdem können sich so falsche Abläufe etablieren, die durch die mangelnde Einführung auch nicht korrigiert werden. Die ständige Notwendigkeit zum Nachfragen kann darüber hinaus die Kolleg/innen von ihrer Arbeit abhalten, auch wenn der neue Mitarbeitende nichts dafür kann, da er es eben nicht besser weiß.
Zum anderen kann sich dadurch beim neuen Mitarbeitenden auch eine Frustration einstellen und die Integration ins Team kann schwieriger sein. Dadurch ist es möglich, dass die Übernahme nach der Probezeit in Gefahr gebracht wird oder der neue Mitarbeitende von sich aus schon während der Probezeit das Unternehmen verlässt.
Damit Mitarbeitende gut in den neuen Beruf starten können und auch schnell produktiv und hilfreich sind, ist es also sehr wichtig, neue Mitarbeitende einzuarbeiten. Aber wie kann man neue Mitarbeitende einarbeiten?
Schon vor dem ersten Tag
Das Thema neue Mitarbeitende einarbeiten beginnt schon vor dem ersten tatsächlichen Arbeitstag dieser und spätestens nach Vertragsunterzeichnung. Jetzt ist die Zeit, die Einarbeitung gut vorzubereiten und zu planen, damit alles klar und strukturiert verlaufen kann, sobald die neue Person im Unternehmen ankommt.
Im Bezug auf die neue Person ist es hilfreich, wenn dieser bereits vor dem ersten Tag wichtige und relevante Informationen zugesendet werden. So kann sich die Person bereits vorbereiten und kommt schon mit etwas Vorwissen an.
Im Unternehmen sollte man unter anderem darauf achten, dass der Arbeitsplatz eingerichtet und funktionsfähig ist. Dazu gehört auch, dass alle notwendigen Zugänge und Passwörter zum ersten Arbeitstag eingerichtet sein sollten.
Ebenfalls besonders wichtig ist es, einen Einarbeitungsplan zu erstellen. Hierin sollten nicht nur die Aufgaben und Anforderungen an den neuen Mitarbeitenden enthalten sein, sondern auch die zu vermittelnden Fähigkeiten und Kenntnisse, sowie eine Priorisierung dieser. Was ist wann tatsächlich wichtig? Welche Informationen sind notwendig? Wer kann diese vermitteln? Und wie viel Zeit wird für die praktische Übung der Themen benötigt? Dabei sollte darauf geachtet werden, die neue Person in den ersten Tagen nicht mit allen Informationen zu überfallen, sondern Zeit zu geben, sich in das Unternehmen einzufinden. Auch vermeintlich selbstverständliche Dinge sollten unbedingt in den Plan aufgenommen werden, da diese für Außenstehende oftmals nicht selbstverständlich sind, ebenso wie Feedbackgespräche fest geplant werden sollten.
Der Plan sollte dann mit dem Team besprochen werden. So können mögliche Lücken und Unverständlichkeiten aufgedeckt und beseitigt werden. Das Team kann dabei nicht nur bei der Sichtung und Ergänzung des Planes helfen, sondern kann und sollte auch aktiv in dessen Umsetzung einbezogen werden. Kolleg/innen, die sich besonders gut mit einem bestimmten Thema oder einem bestimmten Ablauf auskennen, können die Einarbeitung der neuen Person in diesen Aspekt übernehmen. So ist die Einarbeitung auf mehrere Schultern verteilt und bremst nicht eine Person die gesamte Zeit in ihrer Arbeit aus.
Ist einmal ein Plan für eine bestimmte Stelle erstellt, kann dieser auch bei späteren Einstellungen mit kleinen Änderungen übernommen werden. Man spart zukünftig also Zeit, macht man sich einmal die Arbeit und hält alles fest.
Um die Einarbeitung gut zu gestalten, ist ein/e Mentor/in bzw. Pat/in aus dem künftigen Team des neuen Mitarbeitenden zu empfehlen. Diese/r ist Ansprechpartner/in bei allen Fragen rund um das Unternehmen, erleichtert die Eingliederung in Unternehmen und Team und steht mit Rat und Tat zur Seite. Mentor/in sollte dabei jemand sein, der schon länger im Unternehmen ist und sich entsprechend gut auskennt. Ebenfalls wichtig ist es jedoch, dass die ausgewählte Person auch über die notwendigen sozialen Kompetenzen verfügt und Lust auf die Aufgabe hat. Deshalb sollte auch diese Entscheidung gemeinsam im Team getroffen werden.
Der erste Tag
Beim Thema neue Mitarbeitende einarbeiten ist der erste Tag besonders wichtig, um ein gutes Ankommen zu ermöglichen. Dabei sollte die neue Person herzlich Willkommen geheißen werden. Es sollte klar sein, wer das erste Willkommensgespräch führt (oft Geschäftsführung oder direkter Vorgesetzter), wann die Vorstellung im Team erfolgt, wer eine Führung durch das Unternehmen übernimmt (oft Mentor/in), ob alle wichtigen Schlüssel/Karten da sind und was sonst noch ansteht.
Inhaltlich ist es am ersten Tag vor allem wichtig, das Unternehmen, die Organisationsstruktur und relevante Ansprechpartner/innen vorzustellen und auch die Rollen und Funktionen dieser. Der erste Tag ist vor allem für die Orientierung und Einfindung. Es geht darum, dass die neue Person sich wohl und willkommen fühlt. Aber auch die Klärung, welche Anforderungen gestellt werden und welche Vorstellungen die neue Person hat, können im ersten Gespräch geklärt werden. In diesem Zuge kann dann auch der zuvor erstellte Einarbeitungsplan mit der Person geteilt und besprochen werden, damit klar ist, was in den nächsten Tagen ansteht und folgt.
Die folgenden Tage
Das Thema neue Mitarbeitende einarbeiten endet aber nicht nach einem Tag, sondern geht danach erst richtig los. In den ersten Tagen sind alle relevanten organisatorischen Fragen zu klären. Wie genau sehen die Arbeitszeiten aus? Was ist, wenn man krank ist? Wie sind die Pausenregelungen? Wie sieht es mit Urlaub aus? Wie wird die Arbeitszeit erfasst und ggf. dokumentiert? Was sind die wichtigen Zugänge und Passwörter? Und so weiter.
Zu den organisatorischen Dingen gehören aber auch Dinge, die den Ablauf im Unternehmen betreffen. Das heißt es sollte geklärt werden, mit wem unmittelbar zusammengearbeitet wird, wer wem berichtet, wie Meetings gehändelt werden, wie dokumentiert wird, welche Projekte gerade anstehen, wo die neue Person fest integriert ist/sein wird, wo er/sie mitarbeitet, usw.
Nach und nach erfolgt auch die thematische Einführung. Hierzu zählen relevante Programme, Werkzeuge, Verfahrenswege, Methoden, Formulare, Vorlagen, Prozesse, usw. Um diese praktischen Dinge zu vermitteln, wird häufig die 4-Stufen-Methode genutzt. In der ersten Stufe erklärt die einarbeitende Person die Aufgabe. In der zweiten Stufe wird diese Schritt für Schritt ausgeführt, wobei kommentiert, erklärt und begründet wird, was gemacht wird. In der anschließenden dritten Stufe soll die neue Person die Aufgabe selbstständig ausführen und ebenfalls dabei kommentiert. Die einarbeitende Person leitet an und gibt Feedback. In der vierten Stufe schließt sich eine weitergehende eigenständige praktische Übung an.
Wie lang es dauert, neue Mitarbeitende einzuarbeiten, hängt dabei von verschiedenen Faktoren ab. Zum eine vom Umfang der zu besetzenden Stelle. Zum anderen aber auch von den Vorerfahrungen und Kenntnissen der neuen Person. Kennt diese Person wesentliche Programme schon, ist die Einarbeitung in diese weniger umfangreich als für eine Person, die diese noch gar nicht kennt. Die Einarbeitung kann einige Tage bis Wochen in Anspruch nehmen.
Beim neue Mitarbeitende einarbeiten sollten regelmäßige Feedbackgespräche nicht zu kurz kommen. So kann immer wieder sichergestellt werden, dass der Prozess gut verläuft und sich die Person wohl fühlt. Es kann aber auch sichergestellt werden, dass beide Seiten zufrieden sind, die Anforderungen nicht zu hoch sind, aber auch ausreichend erfüllt werden.
Fazit
Neue Mitarbeitende einarbeiten ist also wichtig, um einen guten Start dieser zu gewährleisten. Wer umfangreich und strukturiert einarbeitet, ermöglicht einen produktiveren und schnelleren Start für die neue Person, ebenso wie eine bessere Integration in das Team. Dabei sollte bereits vor dem ersten Arbeitstag begonnen werden. Die neue Person sollte bereits im Vorhinein relevanten Informationen zugesendet bekommen. Außerdem sollte ein Einarbeitungsplan unter Einbeziehung des Teams erstellt werden, genauso wie gemeinsam ein/e Mentor/in ernannt werden sollte. Auch der Arbeitsplatz sollte vorbereitet und einsatzfähig sein. Am ersten Tag geht es um die erste Orientierung und Einfindung durch ein erstes Gespräch, eine Führung, eine Vorstellung des Teams und dem Aushändigen relevanter Schlüssel. Im weiteren Verlauf sollten weitere organisatorische und unternehmensspezifische Punkte geklärt werden. Die thematische Einarbeitung kann mit der 4-Stufen-Methode erfolgen. Wichtig sind regelmäßige Feedbackgespräche. Die Einarbeitung kann unterschiedlich lang dauern, lohnt sich aber in jedem Fall.
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