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Mitarbeitergespräche können unterschiedlich häufig in Unternehmen stattfinden und auch zum Teil unterschiedliche Anlässe haben. So können sie jährlich, vierteljährlich, halbjährlich oder ähnliches stattfinden. In jedem Fall gehören sie zur Personalentwicklung und ein Führungsinstrument. Wie kann man ein Mitarbeitergespräch führen? Was ist wichtig zu beachten?
Das Mitarbeitergespräch
Bevor es darum geht zu klären, wie man ein Mitarbeitergespräch führen kann, Ist von einem Mitarbeitergespräch die Rede, sind meistens die Jahres-, Halbjahres- oder Vierteljahresgespräche zwischen Mitarbeitendem und Vorgesetztem gemeint.
Dabei geht es zum einen um Feedback zur derzeitigen Arbeit, was gut läuft und was in letzter Zeit eventuell weniger optimal lief und wo es Raum für Verbesserungen gibt. Zum anderen geht es auch um die Zukunftsplanung und Perspektiven der Mitarbeitenden. Als Führungsinstrument und Teil der Personalentwicklung kann das Mitarbeitergespräch demnach sehr hilfreich sein. Es können Ziele gesteckt werden, Verhältnisse verbessert und Schwierigkeiten überwunden werden.
Ein Mitarbeitergespräch führen ist also durchaus wichtig und sinnvoll, wenn man es richtig tut. Denn das Mitarbeitergespräch wird häufig von beiden Seiten als unangenehm empfunden, ebenso wie es als eine Art Bürde oder aufgezwungene Last angesehen werden kann, anstatt es als Chance zu betrachten. Deshalb ist es wichtig, beim Mitarbeitergespräch führen auf einige Punkte zu achten, um dieses möglichst produktiv und hilfreich zu gestalten.
Erfolgreich Mitarbeitergespräch führen – Was sollte man beachten?
Um ein gutes Mitarbeitergespräch führen zu können, gibt es einige Hinweise und Tipps, die hilfreich sein können. Diese werden im Folgenden vorgestellt. Diese Punkte sind dabei nur als Anhaltspunkte und mögliche Hilfestellungen gedacht und sind demnach nicht als abschließend oder allgemeingültig anzusehen.
Die Vorbereitung
Um ein Mitarbeitergespräch führen zu können, bedarf es zuerst einer guten und ausreichend umfangreichen Vorbereitung. Dabei geht es zum einen um die organisatorische Planung des Gespräches. Neben dem Tag und der Uhrzeit muss auch ein passender Raum gefunden werden, der genügend Platz bereitstellt, ruhig ist und eine ausreichend lange Zeit zur Verfügung steht. Auch ein zeitlicher Rahmen kann hilfreich sein, um das Gespräch nicht zu lang und ausschweifend werden zu lassen, aber auch nicht zu kurz und wenig umfangreich.
Um eine Vorstellung für den benötigten zeitlichen Rahmen überhaupt entwickeln zu können, sollten die Gesprächsthemen vorab festgelegt werden. Welche Themen sind wichtig und müssen auf jeden Fall besprochen werden? Worum soll es überhaupt thematisch gehen? Am einfachsten ist es, sich inhaltlich auf einen bestimmten Themenblock, wie bspw. das Verhalten oder die erzielten Ergebnisse zu fokussieren, um nicht abzuschweifen. Deshalb sollte man sich auch ein Ziel für das Gespräch setzen. Was möchte man erreichen?
Um das Abschweifen auch im Gespräch selbst zu verhindern, ist es hilfreich, sich Notizen mit den Dingen zu machen, die nacheinander angesprochen werden sollen und diese mit in das Gespräch zu nehmen. Sie können als Orientierung und als grober Fahrplan dienen, um zum gewünschten Ziel zu gelangen.
Falls für das Gespräch Dokumente oder ähnliches benötigt werden, sollten diese ebenfalls im Vorfeld vorbereitet und bereitgelegt werden. Gleiches gilt für möglicherweise relevante Fakten und Zahlen, falls diese notwendig sind.
Ebenfalls kann es helfen, sich bereits vor dem Mitarbeitergespräch führen Gedanken darum zu machen, welche Reaktionen von der anderen Person zu erwarten sind. So kann man sich auch schon im Vorfeld überlegen, wie angemessen auf diese reagiert werden könnte und kann unter Umständen unvorbereitete Überraschungen, in denen man nicht weiß, was zu tun ist, vermeiden.
Um auch der anderen Person, also dem/der Mitarbeiter/in, eine Chance auf eine Vorbereitung zu geben, sollten diese frühzeitig über den Termin des Mitarbeitergesprächs informiert werden. Auch der Anlass des Gespräches kann und sollte dabei mitgeteilt werden, denn so kann sich auch die andere Person konkret vorbereiten. Ggf. kann dem/der Mitarbeiter/in auch eine Art Checkliste oder ein Vorbereitungsbogen, wie einer zur Selbsteinschätzung, im Vorfeld bereit gestellt werden, falls dies für den Inhalt und den Ziel des Gespräches relevant ist, um die Vorbereitung noch zu optimieren und eine weitere Gesprächsgrundlage zu schaffen.
Angenehme Atmosphäre ohne Störungen
Wenn es dann dazu kommt, das Mitarbeitergespräch führen zu können, sollte eine angenehme Atmosphäre geschaffen werden. Dazu gehört unter anderem, wie bereits angesprochen, ein geeigneter Raum. In diesem sollten die beiden Personen ungestört durch Dritte sein und es sollte ruhig sein. Auch Störungen durch Telefonate, E-Mails und ähnliches sollten vermieden werden. Für eine gute Atmosphäre sorgen weitergehend auch bereitgestellte Getränke und ein Tisch, der für die Ablage von Notizen, sowie das Anfertigen dieser genutzt werden kann.
Ein guter Einstieg
Das Mitarbeitergespräch kann als guten Einstieg damit starten, den Ablauf und die Ziele des Gespräches grob offenzulegen. So wissen beide Seiten, um was es geht und was auf sie zukommt bzw. worauf hingearbeitet wird. Dabei sollten in der Regel beide Gesprächspartner/innen von den Zielen profitieren und damit gewinnbringend arbeiten können.
Miteinander sprechen
Um ein gutes Mitarbeitergespräch führen zu können ist es aber nicht nur wichtig was besprochen wird, sondern vor allem auch wie miteinander kommuniziert wird. Auch wenn eine Person, in der Regel jemand aus der Führung des Unternehmens, zum Gespräch einlädt und es initiiert, ist es doch nicht als alleinige Bühne für diese Person gedacht. Ein Mitarbeitergespräch soll eben genau das sein, ein Gespräch miteinander. Die andere Person sollte deshalb nicht nur im Vorfeld die Gelegenheit bekommen, sich genügend vorzubereiten, sondern sollte ihre Sichtweisen und Gedanken auch einbringen können und dürfen. Dazu ist es wichtig, der Person zuzuhören und ihr somit Aufmerksamkeit und auch Wertschätzung entgegen zu bringen. Die andere Seite sollte angehört werden und es sollte versucht werden, diesen Standpunkt nachzuvollziehen und anzuerkennen.
Worauf es beim Formulieren von Feedback in einem Mitarbeitergespräch ankommt, können Sie in dem Beitrag „Richtig Feedback geben“ erfahren.
Realistische Vereinbarungen festhalten und dokumentieren
Neigt sich das Mitarbeitergespräch dem Ende zu, sollte es dazu kommen, Vereinbarungen zu treffen und somit seinen gesteckten Zielen näher zu kommen. Dabei ist es wichtig, die Vereinbarungen realistisch zu betrachten und auch zu formulieren. Es sollte nur das vereinbart werden, was tatsächlich auch erreicht werden kann. Zu hoch angesetzt Vereinbarungen und Abmachungen können demotivieren, da ihre Erreichung unwahrscheinlich scheint. Weitergehend sollten die Vereinbarungen ausreichend konkret sein. Diese getroffenen Vereinbarungen sollten schriftlich festgehalten und dokumentiert werden, um beide Gesprächspartner/innen wenn nötig an sie erinnern zu können und diese auch zu einem späteren Zeitpunkt überprüfen zu können. Das Protokoll sollte beiden Seiten zugänglich gemacht werden. Bei der Umsetzung der Vereinbarungen kann motivierend unterstützt werden. Auf zu viel Druck sollte allerdings verzichtet werden, um keine Ablehnung oder Einschüchterung auszulösen.
Fazit
Um ein gutes Mitarbeitergespräch führen zu können, ist vor allem eine gute Vorbereitung wichtig. Während des Gespräches sollten Störungen vermieden werden und es sollte darauf geachtet werden, tatsächlich miteinander zu sprechen. Getroffene Vereinbarungen sollten realistisch und ausreichend konkret sein. Diese sollten protokolliert werden und beiden Partner/innen zur Verfügung gestellt werden. Die Einhaltung dieser kann in einer motivierenden Art und Weise unterstützt werden. Diese Tipps und Hinweise sind nicht abschließend und allgemeingültig. Sie sollen lediglich als mögliche Orientierungshilfe dienen.
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